• Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
• Sau đó chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

• Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.
• Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
• Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.

Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:

• Add: Thêm trường.
• Delete: Xóa các trường có sẵn.
• Rename: Đổi tên trường có sẵn.

Khi hoàn tất bạn chọn OK.

Bước 5: Bạn điền thông tin cơ bản của các trường. Dưới đây là ví dụ minh họa:

• New Entry: Thêm dòng mới.
• Delete Entry: Xóa dòng.
• Find: Tìm kiếm.

Sau đó chọn OK.

Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này và chọn Save.

Bước 7: Sau đó, tại khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi qua các chức năng:

• Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp.
• Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.
• Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.
• Validate adress: Xác nhận địa chỉ.

Bạn chọn OK.

Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.

• Step 3 of 6: Bạn chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
• Step 4 of 6: Chọn More items.

Bước 9:

• Bảng Insert Merge Field xuất hiện >> Chọn Database Fields.
• Chọn vào trường đã thiết kế >> Chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.

Bước 10: Với ví dụ bên dưới. Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.

Bước 11:

• Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
• Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents.
• Xuất hiện khung Merge to New Document >> All >> OK.