Chuẩn bị là công việc quan trọng và cần thiết trước khi làm bất cứ điều gì. Đối với đàm phán, chuẩn bị còn là công việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi.

Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:

• Xác định các mục tiêu đàm phán

Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì.

• Xác định nhu cầu: Đàm phán là để thoả mãn một nhu cầu nào đó vì vậy hiểu rõ nhu cầu cũng chính là cơ sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán. Người đàm phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Cần phân biệt rõ những điều mình cần với những điều mình muốn.
• Ví dụ: Do công việc kinh doanh của Công Ty TNHH Công Nghệ In & Bao Bì Việt Đức ngày càng phát triển. Công ty chuyên kinh doanh sản xuất bao bì giấy, các hoạt động in ấn tờ rơi, card, in bao bì các loại…Hiện nay, công ty ký kết được nhiều hợp đồng lớn đồng thời với định hướng mở rộng sản xuất đổi mới công nghệ nên công ty cần tìm một địa điểm mới để đặt xưởng sản xuất thứ hai của công ty. Thành được giao nhiệm vụ tìm địa điểm mới để phục vụ việc mở xưởng sản xuất của công ty. Giám đốc cho Thành biết ông cần một mặt bằng rộng khoảng 1000 m² trong bán kính cách trụ sở công ty (Số 1A, Phố Phùng Chí Kiên, P. Nghĩa Đô, Q. Cầu Giấy, Hà Nội) không quá 100km hoặc thuận tiện giao thông, nguồn điện ổn định và đảm bảo. Có hợp đồng thuê lâu dài từ 10 năm trở lên, có khung nhà xưởng cơ bản và kiên cố xa khu dân cư và không có tranh chấp khiếu lại của dân cư. Giá mặt bằng khoảng 150 triệu đồng/ năm/ 1000m² và cần giao mặt bằng trước quý 1 năm sau.
• Thành đã xác định nhu cầu thực sự của công ty như sau:

Mong muốnNhu cầuRộng khoảng 1000 m²Đủ diện tích để công ty triển khai máy móc thiết bị và quản lý vận hànhVị trí các trụ sở công ty không quá 100Km hoặc thuận tiện giao thôngDễ vận chuyển, lưu khoCó hợp đồng 10 năm trở lên, xa khu dân cư và không có tranh chấp khiếu lại của dân cưỔn định , lâu dàiCó khung nhà xưởng kiên cốBảo vệ và tiết kiệm chi phí xây dựng ban đầuGiá thuê 150 triệu đồng/ năm/1000m²Tiết kiệm chi phíBàn giao trước quý 1 năm sauCông ty cần thời gian triển khai máy móc thiết bị, lắp đặt nhà xưởngCó nguồn điệnPhục vụ hoạt động của nhà xưởng.

Hiểu đúng nhu cầu của công ty xẽ giúp Thành linh hoạt trong việc tìm mặt bằng mới để công ty mở thêm xưởng sản xuất. Ví dụ: Thành có thể tìm thấy một mặt bằng cách trụ sở công ty trên 100Km nhưng nằm cạnh cao tốc rất thuận tiện vận chuyển thì lúc đó có thể bỏ qua yêu cầu cách trụ sở công ty không quá 100km.

Như vậy xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán không mất định hướng trong quá trình đàm phán và linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giải pháp thoả mãn nhu cầu đạt được mục tiêu.

• Xác định các phạm vi đàm phán: Việc tất cả các mong muốn đều được đáp ứng thường hiếm khi xảy ra. Trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán. Luôn nhớ, đàm phán là quá trình trao đổi lợi ích giữa các bên vì vậy người đàm phán cần chuẩn bị trao đổi.

Chuẩn bị trao đổi nghĩa là phải xác định được mức độ nhượng bộ trong mỗi mong muốn và những mong muốn nào có thể hy sinh, những mong muốn nào thì không thể. Để làm được điều đó cần phải xác định phạm vi các mong muốn của mình. Chúng ta xẽ ngưng đàm phám nếu vượt qua giới hạn đó.

• Ví Dụ: Ta có thể sác định phạm vi mong muốn về vùng nguyên liệu mới của Công Ty TNHH Công Nghệ In & Bao Bì Việt Đức như sau:

Mong muốnTối thiêuLý tưởngTối đaDiện tích900 m²1000m²1100m²Vị tríCách trụ sở công ty trên 100km nhưng thuận tiện giao thôngTrong bán kính trụ sở công ty 100kmThời hạn hợp đồng10 năm10-20 năm50 nămGiá thuê150 tr/n/1000m²160 tr/n/1000m²Thời gian nhận bàn giaoTừ bây giờ đến nửa đàu quý 1 năm sauTrước quý 1 năm sau.Mặt bằng thuộc khu vựcKhông thuộc khu công nghiệpNằm trong khu công nghiệpCó khung nhà xưởng kiên cốKhông có khung nhà xưởng kiên cốCó khung nhà xưởng kiên cốCó nguồn điệnCó nguồn điện ( không phải điện lưới)Có điện lưới

Chuẩn bị là công việc quan trọng và cần thiết trước khi làm bất cứ điều gì. Đối với đàm phán, chuẩn bị còn là công việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi.

Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:

• Xác định các mục tiêu đàm phán

Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì.

• Xác định nhu cầu: Đàm phán là để thoả mãn một nhu cầu nào đó vì vậy hiểu rõ nhu cầu cũng chính là cơ sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán. Người đàm phán cần hiểu rõ mình thực sự cần gì. Cần phân biệt rõ những điều mình cần với những điều mình muốn.
• Ví dụ: Do công việc kinh doanh của Công Ty TNHH Công Nghệ In & Bao Bì Việt Đức ngày càng phát triển. Công ty chuyên kinh doanh sản xuất bao bì giấy, các hoạt động in ấn tờ rơi, card, in bao bì các loại…Hiện nay, công ty ký kết được nhiều hợp đồng lớn đồng thời với định hướng mở rộng sản xuất đổi mới công nghệ nên công ty cần tìm một địa điểm mới để đặt xưởng sản xuất thứ hai của công ty. Thành được giao nhiệm vụ tìm địa điểm mới để phục vụ việc mở xưởng sản xuất của công ty. Giám đốc cho Thành biết ông cần một mặt bằng rộng khoảng 1000 m² trong bán kính cách trụ sở công ty (Số 1A, Phố Phùng Chí Kiên, P. Nghĩa Đô, Q. Cầu Giấy, Hà Nội) không quá 100km hoặc thuận tiện giao thông, nguồn điện ổn định và đảm bảo. Có hợp đồng thuê lâu dài từ 10 năm trở lên, có khung nhà xưởng cơ bản và kiên cố xa khu dân cư và không có tranh chấp khiếu lại của dân cư. Giá mặt bằng khoảng 150 triệu đồng/ năm/ 1000m² và cần giao mặt bằng trước quý 1 năm sau.
• Thành đã xác định nhu cầu thực sự của công ty như sau:

Mong muốnNhu cầuRộng khoảng 1000 m²Đủ diện tích để công ty triển khai máy móc thiết bị và quản lý vận hànhVị trí các trụ sở công ty không quá 100Km hoặc thuận tiện giao thôngDễ vận chuyển, lưu khoCó hợp đồng 10 năm trở lên, xa khu dân cư và không có tranh chấp khiếu lại của dân cưỔn định , lâu dàiCó khung nhà xưởng kiên cốBảo vệ và tiết kiệm chi phí xây dựng ban đầuGiá thuê 150 triệu đồng/ năm/1000m²Tiết kiệm chi phíBàn giao trước quý 1 năm sauCông ty cần thời gian triển khai máy móc thiết bị, lắp đặt nhà xưởngCó nguồn điệnPhục vụ hoạt động của nhà xưởng.

Hiểu đúng nhu cầu của công ty xẽ giúp Thành linh hoạt trong việc tìm mặt bằng mới để công ty mở thêm xưởng sản xuất. Ví dụ: Thành có thể tìm thấy một mặt bằng cách trụ sở công ty trên 100Km nhưng nằm cạnh cao tốc rất thuận tiện vận chuyển thì lúc đó có thể bỏ qua yêu cầu cách trụ sở công ty không quá 100km.

Như vậy xác định đúng nhu cầu thực sự giúp người đàm phán không mất định hướng trong quá trình đàm phán và linh hoạt hơn trong việc tìm ra các giải pháp thoả mãn nhu cầu đạt được mục tiêu.

• Xác định các phạm vi đàm phán: Việc tất cả các mong muốn đều được đáp ứng thường hiếm khi xảy ra. Trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán. Luôn nhớ, đàm phán là quá trình trao đổi lợi ích giữa các bên vì vậy người đàm phán cần chuẩn bị trao đổi.

Chuẩn bị trao đổi nghĩa là phải xác định được mức độ nhượng bộ trong mỗi mong muốn và những mong muốn nào có thể hy sinh, những mong muốn nào thì không thể. Để làm được điều đó cần phải xác định phạm vi các mong muốn của mình. Chúng ta xẽ ngưng đàm phám nếu vượt qua giới hạn đó.

• Ví Dụ: Ta có thể sác định phạm vi mong muốn về vùng nguyên liệu mới của Công Ty TNHH Công Nghệ In & Bao Bì Việt Đức như sau:

Mong muốnTối thiêuLý tưởngTối đaDiện tích900 m²1000m²1100m²Vị tríCách trụ sở công ty trên 100km nhưng thuận tiện giao thôngTrong bán kính trụ sở công ty 100kmThời hạn hợp đồng10 năm10-20 năm50 nămGiá thuê150 tr/n/1000m²160 tr/n/1000m²Thời gian nhận bàn giaoTừ bây giờ đến nửa đàu quý 1 năm sauTrước quý 1 năm sau.Mặt bằng thuộc khu vựcKhông thuộc khu công nghiệpNằm trong khu công nghiệpCó khung nhà xưởng kiên cốKhông có khung nhà xưởng kiên cốCó khung nhà xưởng kiên cốCó nguồn điệnCó nguồn điện ( không phải điện lưới)Có điện lưới