1. Phần mở đầu.

Phần mở đầu hay tiêu đề của đơn xin việc bạn cần viết chính xác thông tin cá nhân và thông tin người nhận như địa chỉ, số điện thoại, email để công ty có thể liên hệ với bạn để phỏng vấn trực tiếp. Lưu ý địa chỉ Email cần thực sự nghiêm túc tránh trường hợp sử dụng những email như: boy_banggia@gmail.com có thể gây phản cảm và mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

2. Phần nội dung.

Trong phần nội dung có hai phần chính gồm lời giới thiệu và giải thích chi tiết công việc.

Với phần giới thiệu không nên sử dụng “Dear Sir/ Madam” và “to whom it may concern” để mở đầu thư vì giới thiệu như vậy khá chung chung và nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn có thể sử dụng lá thư này cho nhiều công ty khác nhau. Thay bằng sử dụng “Dear Sir/Madam” hãy sử dụng “Dear Mr…/ Ms…”. Cách chào này sẽ tạo được sự thân mật và tôn trọng tới nhà tuyển dụng.

Mở đầu nội dung bạn hãy cho biết nơi bạn đọc được thông tin tuyển dụng của họ có thể là trên internet, đọc báo, bạn bè hoặc người quen giới thiệu để kích thích sự tò mò của nhà tuyển dụng tiếp tục đọc đơn của bạn. Tiếp theo là nêu rõ vị trí ứng tuyển, lí do bạn muốn làm việc ở vị trí đó. Bên cạnh đó, bạn cần giới thiệu đôi nét về bản thân cũng như trình độ học vấn hiện tại và mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong tương lai gần. Chẳng hạn như:

+ I am writing this letter to apply for the position of… (tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí…)

+ It is a pleasure to submit my resume in response to your ad seeking for… (Tôi rất vinh hạnh được ứng tuyển cho vị trí…)

+ I was referred to you by… (tôi biết đến vị trí này quá….)

+ I really enjoy communicating with others, working in a team as well as individual. These are the qualities that I believe make me a suitable for this position. (tôi thực sự thích giao tiếp với người khác, có khả năng làm việc nhóm cũng như làm việc độc lâp. Với những phẩm chất đó, tôi tin rằng mình sẽ phù hợp với vị trí công việc đang ứng tuyển”).

Một chi tiết rất quan trọng trong nội dung thư, bạn phải bổ sung thêm quá trình học tập, đã tốt nghiệp trường nào và mô tả chi tiết hơn về những kĩ năng cũng như kinh nghiệm bạn tích lũy được từ trước tới nay trong công việc và ưu điểm, nhược điểm bản thân. Tôi xin giới thiệu cho bạn một số cách diễn đạt sau:

+ Key talents I can bring to your organisation include… (những thế mạnh mà tôi có thể đóng góp cho công ty là…)

+ My capabilities include, but not limited to… (điểm mạnh của tôi gồm...)

+ This experience has provided me with… that I can bring to the position. (Kinh nghiệm trên đã giúp tôi có thêm kĩ năng…đẻ có thể áp dụng vào vị trí này.)

+ I am confident that my skills in…would be the key to solve… (tôi tin rằng kĩ năng về…sẽ là chìa khóa giúp tôi giải quyết …)

+ Having worked at… allow me to… (thời gian làm việc tại…cho phép tôi…)

Cách trình bày của cả nội dung cần phải súc tích và thuyết phục để thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy bạn là ứng viên phù hợp nhất với công việc mà bạn đang ứng tuyển.

3. Phần kết luận.

Trong phần kết của đơn, bạn khẳng định lại một lần nữa về khả năng và cũng như đủ năng lực phù hợp với vị trí ứng tuyển. Đồng thời bày tỏ mong muốn được trao đổi và trình bày nhiều hơn nếu có cơ hội được phỏng vấn trực tiếp vào một ngày gần nhất. Đặc biệt, bạn đừng quên lời cảm ơn chân thành người nhận đã dành thời gian để đọc đơn xin việc của bạn bằng một số mẫu câu sau:

+ My resume is attached and I look forward to being able to discuss the position with you further.

+ I would welcome the opportunity to talk to you and I hope that you will invite me for an interview. I thank you for your time and I look forward to hearing from you.

+ My enclosed resume provides more details on my qualifications, skills and work experience. Please feel free to contact me if you have any further questions. Thank you for your consideration.

××× Nguyen Trai St., 
Dist 1, Ho Chi Minh City. 
June. 18, 2006Vietnam Recruiter Inc. 
××× Nguyen Thi Minh Khai St., Dist 3, 
Ho Chi Minh CityDear Human Resource Manager:I am applying for the position of Sales Executive, which was advertised on Aug. 4 with the career services center at ××× University. The position seems to fit very well with my education, experience, and career interests.According to the advertisement, your position requires excellent communication skills, computer literacy, and a B.S. degree in business, economics, or finance. I will be graduating from ××× University this month with a B.S. degree in finance. My studies have included courses in computer science, business administration, speech communications, and business writing. I understand the position also requires a candidate who is team- and detail-oriented, works well under pressure, and is able to deal with people in departments throughout the firm. These are skills I developed both in my course work and in my recent internship at United Distribution Inc. in Ho Chi Minh City.My background and goals seem to match your requirements well. I am confident that I can perform the job effectively, and I am excited about the idea of working for a dynamic, nationally recognized human resource firm.If you would like to schedule an interview or otherwise discuss my interest in this position, please call me at 095×××××××. I will be available at your convenience.Thank you for your consideration.

Sincerely,