Để tạo một cơ sở dữ liệu mới trong Microsoft Access, chúng ta theo các bước sau đây:

Bước 1: Sau khi mở phần mềm Access, bấm thẻ File, chọn New (hoặc bấm phím tắt CTRL + N) rồi click chọn Blank database

Bước 2: Đặt tên cho cơ sở dữ liệu mới tạo sau đó bấm nút Create

Bước 3:

Sau khi tạo ra 1 cơ sở dữ liệu mới có tên là Employee, Access sẽ tự động tạo ra 1 bảng mặc định có tên là Table1 như hình. Bảng là nơi chúng ta sẽ lưu trữ dữ liệu. Trong Table1, Access cũng tạo ra sẵn 1 cột đầu tiên có tên là ID

Bước 4:

Tới đây, chúng ta có thể tiến hành đổi tên bảng tính. Quy tắc đặt tên là phần đầu biểu thị loại đối tượng (tbl – table) và phần sau chỉ ra đối tượng có chức năng hay nhiệm vụ gì: tblEmployees – bảng chứa thông tin về nhân viên trong 1 công ty. Để đổi tên bảng trong bảng tính Access, ta bấm chuột phải vào bảng Table1 trong khu vực All Access Objects rồi chọn Rename

Sau khi bấm Rename, bạn sẽ nhận được thông báo

Thông báo này có nghĩa là bạn không thể đổi tên một đối tượng cơ sở dữ liệu – “Table1” khi nó đang được mở. Để khắc phục lỗi này rất đơn giản: đầu tiên, bạn bấm nút OK, sau đó bạn cần bấm phím tắt CTRL + S để lưu bảng lại với tên mong muốn – tblEmployees. Như vậy là ta đã có thể vừa lưu được bảng vừa đổi tên được bảng. Và trong quá trình sử dụng bảng này, nếu bạn muốn đổi tên thì bạn có thể đóng bảng lại, bằng cách là bấm chuột phải vào thẻ tên của bảng sau đó chọn Close rồi bấm chuốt phải để đổi tên bảng trong khu vực All Access Objects.

Các bước tạo cấu trúc bảng:

Bước 1: Tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế

- Nháy đúp Create table in Design view.

- Trên thanh công cụ thiết kế bảng Table Design và cửa sổ cấu trúc bảng.

Bước 2: Tạo trường 

- Gõ tên trường vào cột Field Name

- Chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type

- Mô tả nội dung trường trong cột Description (không nhất thiết phải có)

- Chọn tính chất trường trong phần Field Properties

Bước 3: Chỉ định khóa chính

- Chọn trường làm khóa chính.

- Chọn lệnh Edit -> Primary Key (hoặc nháy nút biểu tượng chìa khóa)

Bước 4: Lưu cấu trúc bảng

- Chọn lệnh File -> Save

- Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save as

- Nháy nút OK