Thư điện tử là thư thông qua các hộp thư sử dụng internet,

dịch vụ thư điện tử là:  dịch vụ chuyển thư dưới dạng số trên mạng máy tính thông qua các hộp thư điện tử

Để có thể sử dụng dịch vụ thư điện tử trước hết chúng ta cần phải mở tài khoản thư điện tử với một nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử miễn phí trên Internet như Google…Nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử cấp cho người dùng một hộp thư điện tử (mail box) (đi kèm là tên đăng nhập và mật khẩu) trên máy chủ thư điện tử. Hộp thư điện tử gắn với một địa chỉ thư điện tử có dạng:

<tên đăng nhập>@<tên máy chủ lưu hộp thư>

Ví dụ: @gmail.com…

Trong mỗi địa chỉ thư điện tử: < Tên đăng nhập > @ < Tên máy chủ lưu hộp thư > thì địa chỉ tên máy chủ lưu hộp thư   (chẳng hạn của gmail.com, yahoo...) có thể dùng chung cho nhiều người sử dụng, còn tên đăng nhập của hộp thư là phần dành riêng duy nhất cho mỗi người mỗi khi đăng kí hộp thư cho đến lúc sử dụng nó và chúng không được trùng nhau. Trong quá trình đăng kí địa chỉ thư điện tử, nếu có ai đó đã đăng kí tên đăng nhập rồi thì người đăng kí sau khi phải đăng kí tên đăng nhập khác.