Văn bản hành chính có rất nhiều loại nên cách trình bày cũng có thể có những điểm khác biệt nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung các văn bản hành chính đều mang tính khuôn mẫu thống nhất. Biểu hiện rõ nhất của tính khuôn mẫu là nhiều loại văn bản có mẫu chung, được in sẵn; khi dùng, người ta chỉ cần điền nội dung cụ thể, ví dụ: giấy khai sinh, hợp đồng,...